Hollolan Karjalaseuran hallitus on vuonna 2018 laatinut tietoturvaohjeen toimihenkilöilleen kuinka pitää käsitellä jäsentensä henkilötietoja, Tietosuojaseloste noudattaa tarkalleen Karjalan Liiton tietosuojaselostemallia. 

Lyhyesti ilmaisten tietosuojan tarkoitus on seuraavanlainen:

-Rekisterinpitäjä käytää henkilötietoja jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään ja jäsentuotteiden ja -palvelujen kehittämiseen.

Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:

- jäsenten ikärakenne

- miesten tai naisten  lukumäärä

- jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan)

- luottamustehtävät

- jäsenyysaika

- huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms) ja merkkipäivät

- jäsenmaksuperusteet.

Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms jäsenhintaan) saamista varten.

Jäseneksiliittymis- ja muissa ilmoittautumislomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi. Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen keräämiseen.

Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.