TIETOSUOJASELOSTE
								14.1.2021
1
Rekisterin-pitäjä	Yhdistyksen nimi (jäljempänä selosteessa Yhdistys)	

	Yhdistyksen osoite	

	Yhdistyksen yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)	

2
Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa	Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja	

	Yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)	

3 
Rekisterin nimi	NNN (Yhdistyksen nimi) jäsenrekisteri kaikista yhdistyksen jäsenistä.	
4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

	Yhdistys voi käyttää jäsenrekisterin tietoja jäsenviestintään, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsentuotteiden ja -palveluiden kehittämiseen, jäsenmaksujen laskutukseen sekä jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin.

Jäsenrekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:
- jäsenten ikärakenne
- miesten tai naisten lukumäärä
- jäsenlaji (Yhdistyksen sääntöjen mukaan)
- luottamustehtävät
- jäsenyysaika
- huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms.)
- jäsenmaksuperusteet	
5
Rekisterin tietosisältö	Yhdistyksen jäsenen koko nimi, postiosoite, syntymäaika (pv,kk,vuosi), puhelinnumero, sähköpostiosoite.                                                       
Jäsenen kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa.
Yhdistyksen luottamushenkilöistä ja heidän toimikausistaan, jäsenten huomionosoituksista sekä jäsenten erilaisista Yhdistyksen, piiri- tai liittoyhdistyksen tai Karjalan Liiton toimintaan tai kilpailuihin osallistumisista pidetään erillistä luetteloa. 
Luettelo säilytetään pysyvästi ja turvallisesti kohdassa 9 kuvatulla tavalla.	
6
Säännön-   mukaiset 
tietolähteet	Jäsen antaa häntä koskevat kohdan 5 tiedot liittyessään Yhdistykseen ja Yhdistyksen kautta Karjalan Liiton jäseneksi.
Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa Yhdistykselle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset.
Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet YhdL 11–15 §:n mukaan. Jäsenasiat käsitellään ja päätetään Yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan ja tiedotetaan Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajalle.
Digi- ja väestötietovirastolta tai muulla vastaavalla tavalla saadut jäseniä koskevat tiedot kirjataan ja päivitetään Yhdistyksen jäsenrekisteriin.	
7
Tietojen säännön-
mukaiset luovutukset
	Jäsenen antamat kohdassa 5 luetellut tiedot kirjataan ja päivitetään Karjalan Liiton hoitamaan Yhdistyksen sähköiseen jäsenrekisteriin kohdan 4 ja 6 mukaisesti. 
Jäsentietoja kirjaa ja päivittää tai ilmoittaa Yhdistyksen jäsenrekisteriin Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja sekä Karjalan Liitossa Yhdistyksen sähköisen jäsenrekisterin käyttäjä. 
Karjalan Liitto hoitaa keskitetysti Yhdistyksen jäsenmaksujen laskutuksen Yhdistyksen sähköisen jäsenrekisterin tietojen perusteella.
Ilman henkilöjäsenen kirjallista ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus.
Yhdistyksen hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön. Jäsentietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön. 	
8
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Yhdistys ei toimi EU:N tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 
Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelimia ja resursseja, vastaa alihankkija itse, että EU:n tietosuoja-asetusta sekä toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.	
9
Rekisterin suojauksen periaatteet	Koko Yhdistyksen hallitus vastaa jäsenrekisteritietojen lainmukaisesta käsittelystä, suojaamisesta ja säilytyksestä. Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajana toimii Yhdistyksen hallituksen nimeämä Yhdistyksen jäsen. 
Hänen vastuullaan on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien yhdistyslain, tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain määräyksistä. Yhdistys on ohjeistanut hänet tähän tehtävään. Yhdistys on tehnyt jäsenrekisterin hoitajan kanssa kirjallisen sopimuksen jäsenrekisterin säilyttämisestä, ylläpitämisestä ja suojaamisesta.
Jäsenrekisterissä olevan henkilöjäsenen kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi Yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä, lukuun ottamatta edellä kohdassa 5 mainittuja pysyvästi säilytettäviä toimintatietoja. 	
	A. Manuaalisesti käsiteltävät tiedot:
Kaikki manuaalinen jäsenrekisteriaineisto säilytetään lukitussa tilassa, (esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi). Jäsenrekisteriaineistoa käsittelee ainoastaan Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja.
Sähköisessä jäsenrekisterissä oleviin tietoihin perustuva jäsenten nimi- ja osoiteluettelo tulostetaan vuosittain kalenterivuoden lopussa ja säilytetään arkistoituna lukitussa arkistokaapissa. Aina kun uusi luettelo on tulostettu ja tallennettu arkistokaappiin, tuhotaan vanha luettelo suojatusti ja luotettavasti.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämistä varten voidaan hallituksen jäsenelle tarvittaessa antaa jäsenten nimiluettelo. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen palautettava jäsenrekisterin hoitajalle hävittämistä varten. 
Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.
B. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot:
Sähköinen jäsenrekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on ainoastaan Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajan käytössä (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanojen varmuuskopio on tallennettu suljettuun ja merkittyyn kirjekuoreen, jota säilyttää tietoturva huomioiden yhdistyksen puheenjohtaja.
Yhdistyksen ja Karjalan Liiton välillä on kirjallinen sopimus jäsenten henkilötietojen käsittelystä. 
Yhdistys on jäsenrekisterinpitäjä ja Karjalan Liitto on rekisterin käyttäjä. Yhdistys vastaa siitä, että se noudattaa jäsenrekisterin pitämisessä voimassa olevia tietosuojasäädöksiä. 
Karjalan Liitto sitoutuu turvaamaan ja suojaamaan Yhdistyksen sähköisen jäsenrekisterin parhaalla mahdollisella tavalla sekä teknisesti että muilla keinoilla. 
Karjalan Liiton hoitamasta Yhdistyksen sähköisestä jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä merkintöjen ajankohta. 
Sähköisissä lomakkeissa kerrotaan, mitä tietoja jäsenestä kerätään ja miksi. Jokaisessa lomakkeessa pyydetään suostumus tietojen keräämiseen. Lomakkeista on linkki tietosuojaselosteeseen. 
Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla. 
Yhdistys on tietoinen siitä, että henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta on ilmoitettava viranomaiselle ja loukkauksen kohteeksi joutuneelle rekisteröidylle henkilölle 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta.	
10
Tarkastus-
oikeus	Jäsenrekisterissä oleva henkilö voi itse paikan päällä ja todistamalla luotettavasti henkilöllisyytensä tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin merkitty. 
Tiedot voi tarkastaa kohdassa 2 mainitun jäsenrekisterin hoitajan kanssa sovittavalla tavalla pyytämällä sitä etukäteen kirjallisesti tai sähköpostitse.

Karjalan Liiton jäsenyhteisön jäsen voi itse henkilökohtaisesti ja todistamalla luotettavasti henkilöllisyytensä tarkastaa omat jäsentietonsa myös Karjalan Liiton toimistossa Käpylänkuja 1, 00610 Helsinki, sopimalla siitä etukäteen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse (jasen@karjalanliitto.fi - jäsentietojen tarkistus -otsikolla). 

Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.
	
11
Oikeus vaatia tiedon korjaamista	Jäsentietojensa korjaamispyynnön voi tehdä henkilöllisyytensä luotettavasti todistaen kohdassa 2 mainitulle jäsenrekisterin hoitajalle postitse tai sähköpostitse.

Tietojen korjaamispyynnön voi tehdä myös Karjalan Liitossa itse paikalle tullen, tai henkilöllisyytensä luotettavasti todistaen, Karjalan Liitto ry Käpylänkuja 1, 00610 Helsinki. Pyyntö lähetetään em. osoitteeseen postitse tai sähköpostitse (jasen@karjalanliitto.fi - tietojen korjaaminen -otsikolla). 

Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

Tiedot korjataan oikeiksi viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
	
12
Muut henkilö- tietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
	Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. 

Jäsenellä on oikeus rajoittaa omien jäsentietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan koske Yhdistyksen ja Karjalan Liiton toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

Jäsenellä on oikeus kieltää Yhdistystä ja Karjalan Liittoa käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 

Rekisteröidyn jäsenen oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos Yhdistyksen toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoitetaan jäsenelle hänen oikeuksistaan sekä miten henkilötietoja käytetään. Yhdistyksellä on oltava em. toimenpiteisiin yksilöity lupa jäseneltä ennen toimenpiteitä.	

Paikka ja aika

Yhdistyksen nimenkirjoittajien allekirjoitukset